जीडीपीआरमध्ये माहिती जतन करण्याच्या कालावधीबद्दल कोणताही तक्ता दिलेला नाही. नियम असा आहे की, वैयक्तिक माहिती ज्या उद्देशांसाठी त्यावर प्रक्रिया केली गेली होती, त्या उद्देशांसाठी आवश्यकतेपेक्षा जास्त काळ ओळख पटण्यास परवानगी देणाऱ्या स्वरूपात ठेवली जाऊ शकत नाही. याचा अर्थ असा की, नियोक्त्याला प्रत्येक श्रेणीनुसार, त्याला त्या माहितीची प्रत्यक्षात किती काळ गरज आहे हे ठरवावे लागेल आणि त्या निर्णयाचे स्पष्टीकरण देता आले पाहिजे.
व्यवहारात, डच नियोक्ते दोन निकषांवर काम करतात: बहुतेक कर्मचारी माहितीसाठी नोकरी संपल्यानंतर सुमारे दोन वर्षांचा सर्वसाधारण कालावधी, आणि कर प्राधिकरणाला आवश्यक असलेल्या कोणत्याही गोष्टीसाठी सात वर्षे, कारण करविषयक नोंदी ठेवण्यासाठी हा वैधानिक धारणा कालावधी आहे. कर्मचारी फाइलमध्ये काय ठेवले जाऊ शकते यावरील आमचा लेख त्यातील सामग्रीबद्दल आहे; हा लेख ती किती काळ ठेवली पाहिजे याबद्दल आहे.
दोन वर्षांची श्रेणी
फाइलचा बहुतेक भाग यात येतो: रोजगार करार आणि त्यातील सुधारणा, कामगिरीबद्दलचा पत्रव्यवहार, मूल्यमापन, प्रशिक्षणाच्या नोंदी, सूचना, गैरहजेरीच्या तारखांच्या नोंदी आणि रोजगाराची सर्वसाधारण प्रशासकीय नोंद. रोजगार संपल्यानंतर दोन वर्षांचा कालावधी सामान्यतः लागू केला जातो आणि तो रोजगारासंबंधी दावे सामान्यतः दाखल करण्याच्या कालावधीशी सुसंगत आहे.
जेव्हा एखादा वाद चालू असतो किंवा उद्भवण्याची शक्यता असते, तेव्हा तो मिटेपर्यंत त्याच्याशी संबंधित माहिती ठेवली जाऊ शकते. ही एक वैध गरज आहे, परंतु त्यामुळे संपूर्ण फाईल अनिश्चित काळासाठी ठेवण्याऐवजी केवळ संबंधित सामग्री ठेवणे योग्य ठरते.
सात वर्षांची श्रेणी
कर कायद्यानुसार, नोकरी संपलेल्या वर्षाच्या अखेरीपासून सात वर्षांपर्यंत वेतन प्रशासन, वेतन कर विवरणपत्र आणि नोकरीच्या सुरुवातीला सत्यापित केलेल्या ओळखपत्राची प्रत जपून ठेवली जाते. येथे नियोक्त्याला कोणताही स्वेच्छाधिकार नसतो: करविषयक दायित्वच हा कालावधी निश्चित करते आणि ते त्या विशिष्ट नोंदींसाठी किमानता राखण्याच्या सर्वसाधारण तत्त्वावर मात करते.
अर्जदाराच्या
ज्या उमेदवारांची नियुक्ती होत नाही, त्यांचा डेटा सामान्यतः प्रक्रिया संपल्यानंतर चार आठवड्यांच्या आत नष्ट केला जातो. उमेदवाराच्या संमतीने तो एका वर्षापर्यंत ठेवला जाऊ शकतो, ज्यालाच टॅलेंट पूल म्हणतात – आणि संमती म्हणजे गोपनीयतेच्या निवेदनातील केवळ एक ओळ नसून, एक नोंदवलेली खरी निवड होय.
आजारपण आणि वैद्यकीय डेटा
कर्मचाऱ्याच्या आरोग्याविषयीची माहिती कंपनीच्या डॉक्टरांकडे ठेवली जाते, नियोक्त्याकडे नाही, आणि ती वैद्यकीय गोपनीयतेच्या अधीन असते, ज्यासाठी स्वतंत्र जतन नियम आहेत. नियोक्ता जी माहिती ठेवतो ती केवळ गैरहजेरीच्या तारखा आणि पुनर्नियुक्ती व वेतन देण्यासाठी आवश्यक असलेल्या माहितीपुरती मर्यादित असते, आणि ती माहिती सामान्य कर्मचारी जतन कालावधीनुसारच ठेवली जाते.
प्रत्यक्षात यशस्वी करणे
तीन गोष्टींमुळे हे केवळ सिद्धांत न राहता त्याचे प्रत्यक्ष पालन होते. प्रक्रिया नोंदवहीमध्ये नोंदवलेले, प्रत्येक श्रेणीसाठी कालावधी निश्चित करणारे धारणा वेळापत्रक. एक निश्चित वार्षिक वेळ, जेव्हा हे वेळापत्रक प्रत्यक्षात लागू केले जाते, कारण धारणा धोरणे मतभेदांमुळे नव्हे, तर निष्क्रियतेमुळे अयशस्वी होतात. आणि प्रत्यक्ष होणारे विलोपन: मेलबॉक्स, शेअर्ड ड्राइव्ह आणि बॅकअपमध्ये प्रती शिल्लक असताना कर्मचारी प्रणालीमधून फाईल काढून टाकणे हे विलोपन नाही, आणि प्रवेश विनंतीद्वारे उघड होणारी ही पहिली गोष्ट आहे.
सतत विचारले जाणारे प्रश्न
एखादा कर्मचारी डेटा हटवण्याची मागणी करू शकतो का?
कधीकधी. जेव्हा डेटाची यापुढे आवश्यकता नसते किंवा त्यावर बेकायदेशीरपणे प्रक्रिया केली गेली असते, तेव्हा डेटा हटवण्याचा अधिकार लागू होतो, परंतु तो आर्थिक दायित्वासारख्या वैधानिक धारणा दायित्वाला रद्द करत नाही.
भविष्यात दावा करण्याची वेळ आल्यास आम्ही फाईल अधिक काळ ठेवू शकतो का?
जेव्हा एखादा दावा प्रत्यक्षात येण्याची शक्यता असते, तेव्हा त्याच्याशी संबंधित सामग्रीसाठी होय. भविष्यात एखादा वाद निर्माण होण्याची सर्वसाधारण शक्यता असली तरी, त्यामुळे सर्व काही ठेवणे योग्य ठरत नाही.
शिफारसपत्रे आणि बाहेर पडण्याच्या कागदपत्रांबद्दल काय?
ते सर्वसाधारण कर्मचारी वर्गात मोडतात. जिथे तडजोडीच्या कराराचे वेतनावर परिणाम होतात, तिथे तो आर्थिक वर्षासाठी कायम ठेवणे समर्थनीय आहे.
सल्ला
आम्ही माहिती जतन करण्याच्या वेळापत्रकांचा मसुदा तयार करतो, GDPR नुसार कर्मचारी प्रशासनाचा आढावा घेतो आणि माहिती हटवण्याची किंवा मिळवण्याची विनंती आल्यास सल्ला देतो. कृपया संपर्क साधा. Law & More.
