इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी: नेदरलँड्समध्ये ती कायदेशीररित्या केव्हा वैध ठरते?

डच नागरी संहितेच्या (BW) कलम ३:१५अ नुसार, इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीला हस्तलिखित स्वाक्षरीसारखाच कायदेशीर दर्जा आहे. पात्र इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीच्या बाबतीत हे थेट कायद्यातून स्पष्ट होते; प्रगत किंवा साध्या इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीला तो दर्जा तेव्हाच मिळतो, जेव्हा स्वाक्षरीचा उद्देश आणि इतर सर्व परिस्थिती लक्षात घेता, स्वाक्षरी करण्याची पद्धत पुरेशी विश्वसनीय असेल.

त्यामुळे डच आणि युरोपीय कायदा कोणतेही विशिष्ट तंत्रज्ञान निर्धारित करत नाही. ते एक विश्वासार्हतेचे मानक निश्चित करतात, जे व्यवहारातील बाबींशी जुळणारे असले पाहिजे. काही व्यवहार, जसे की घराचे किंवा खाजगी मर्यादित कंपनीतील (BV) शेअर्सचे हस्तांतरण, इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने अजिबात केले जाऊ शकत नाहीत, कारण त्यासाठी नोटरीकृत दस्तऐवजाची आवश्यकता असते.

विश्वसनीयतेचे मानक का महत्त्वाचे आहे?

कमकुवत सहीमुळे करार क्वचितच रद्दबातल ठरतो, पण त्यामुळे तुमचा पुरावा कमकुवत होतो. BW च्या कलम ६:२१७ नुसार, प्रस्ताव आणि स्वीकृतीद्वारे करार तयार होतो आणि बहुतेक प्रकरणांमध्ये सहीची अजिबात गरज नसते.

एका कमकुवत सहीमुळे तुम्हाला न्यायालयात तुमच्या स्थानाची किंमत मोजावी लागते. जर समोरच्या पक्षाने सही करण्यास नकार दिला आणि तुमच्याकडे फक्त एक ई-मेल पत्ता आणि एक क्लिक एवढाच पुरावा असेल, तर तुम्हाला हे सिद्ध करावे लागेल की त्या व्यक्तीने सही केली होती आणि तिला बंधनकारक असण्याचा हेतू होता. डच दिवाणी प्रक्रिया संहितेच्या (Rv) कलम १५९(२) नुसार, जोपर्यंत नाकारलेली सही सही करणाऱ्या व्यक्तीपर्यंत पोहोचत नाही, तोपर्यंत सही केलेला खाजगी दस्तऐवज काहीही सिद्ध करत नाही.

त्यामुळे, प्रमाणीकरणासाठी तुम्ही घेतलेले प्रयत्न हे दस्तऐवज सादर झाल्यानंतरच्या पातळीचे असले पाहिजेत. अंतर्गत मंजुरी, नियमित ऑर्डरची पुष्टी आणि पंधरा वर्षांच्या भाडेकरारासाठी त्याच पातळीची आवश्यकता नसते. कायदेशीर अनुपालनाच्या जबाबदाऱ्यांवरील आमची टीप याला अधिक व्यापक दृष्टिकोनातून मांडते.

कोणते युरोपीय आणि डच नियम लागू होतात?

याचा आधार नियमन (ईयू) क्रमांक ९१०/२०१४, म्हणजेच ईआयडीएएस नियमन आहे, ज्याचे इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीवरील नियम १ जुलै २०१६ पासून लागू झाले आहेत. अनुच्छेद ३:१५अ बीडब्ल्यू या नियमनाचा संदर्भ देते आणि त्याला डच पुरावा कायद्याशी जोडते.

eIDAS नियमावलीनुसार, केवळ इलेक्ट्रॉनिक असल्यामुळे किंवा ती प्रमाणित नसल्यामुळे स्वाक्षरीला कायदेशीर मान्यता किंवा पुरावा म्हणून स्वीकारार्हता नाकारली जाऊ शकत नाही. युरोपियन युनियनच्या प्रत्येक सदस्य देशात, प्रमाणित इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीला हस्तलिखित स्वाक्षरीसारखाच कायदेशीर दर्जा असतो.

२० मे २०२४ पासून लागू झालेल्या रेग्युलेशन (ईयू) २०२४/११८३ ने ईआयडीएएस रेग्युलेशनमध्ये सुधारणा केली आणि युरोपियन डिजिटल आयडेंटिटी वॉलेट सादर केले. सदस्य राष्ट्रांना २०२६ च्या अखेरीस हे वॉलेट उपलब्ध करून देणे बंधनकारक आहे आणि स्वाक्षरी करताना आपली ओळख सिद्ध करण्याचा हा एक सामान्य मार्ग बनेल अशी अपेक्षा आहे.

अनुच्छेद ३:१५अ बीडब्ल्यू काय सांगते?

कलम ३:१५अ बी.डब्ल्यू. एका प्रमाणित स्वाक्षरीला हस्तलिखित स्वाक्षरीसारखाच दर्जा देते. प्रगत किंवा साध्या इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीला तोच दर्जा तेव्हाच मिळतो, जेव्हा स्वाक्षरीचा उद्देश आणि प्रकरणातील इतर सर्व परिस्थिती लक्षात घेता, वापरलेली पद्धत पुरेशी विश्वसनीय असेल.

त्यामुळे, एक साधी सही अवैध नसते. जोपर्यंत तुम्ही ती सिद्ध करत नाही, तोपर्यंत ती अप्रमाणित राहते आणि या दस्तऐवजासाठी सही करण्याची पद्धत पुरेशी विश्वसनीय होती की नाही, हे न्यायालय ठरवते. व्यावसायिक करारांमध्ये, दोन्ही पक्षांना कोणती सही करण्याची पद्धत मान्य आहे यावर तुम्ही आधीच सहमत होऊ शकता, ज्यामुळे नंतर विश्वासार्हतेबद्दल वाद निर्माण होण्याची शक्यता कमी होते.

इलेक्ट्रॉनिक मार्ग केव्हा बंद होतो?

काही व्यवहारांसाठी नोटरीद्वारे प्रमाणित दस्तऐवजाची आवश्यकता असते आणि ते कोणत्याही इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीने पूर्ण केले जाऊ शकत नाहीत. स्थावर मालमत्तेच्या हस्तांतरणासाठी कलम ३:८९ बीडब्ल्यू अंतर्गत नोटरीद्वारे प्रमाणित दस्तऐवजाची आवश्यकता असते, आणि बीव्हीमधील शेअर्सच्या हस्तांतरणासाठी कलम २:१९६ बीडब्ल्यू अंतर्गत डच नागरी-कायद्याच्या नोटरीसमोर अंमलात आणलेल्या दस्तऐवजाची आवश्यकता असते.

विवाहपूर्व करार आणि मृत्युपत्र यासाठी एकच नोटरी प्रक्रिया अवलंबली जाते; यामध्ये नोटरीची आवश्यकता अनिवार्य आहे. जिथे कायद्यानुसार केवळ लेखी करार आवश्यक असतो, तिथे कलम ६:२२७अ बीडब्ल्यू इलेक्ट्रॉनिक करार स्वीकारते, जर तो पक्षकारांना पाहता येत असेल, त्याची सत्यता पुरेशी सुनिश्चित असेल, आणि करार झाल्याची वेळ व पक्षकारांची ओळख पुरेशा निश्चिततेने स्थापित करता येत असेल.

कलम 6:227a(2) BW अशा करारांना वगळते, ज्यांच्यासाठी कायद्यानुसार न्यायालय, सार्वजनिक संस्था किंवा सार्वजनिक कार्य करणाऱ्या व्यावसायिकाचा सहभाग आवश्यक असतो. त्यामुळे, तुमच्या दस्तऐवजाला नोटरीची गरज आहे का, तो लेखी स्वरूपात असणे आवश्यक आहे का, की दोन्हीपैकी कशाचीही गरज नाही, हे तपासणे ही नेहमी पहिली पायरी असते.

तीन स्वाक्षरी स्तरांची किंमत काय आहे?

eIDAS नियमावली तीन स्तरांमध्ये फरक करते आणि हा फरक पुराव्याशी संबंधित आहे. साधी इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी म्हणजे सही करण्यासाठी वापरलेला कोणताही इलेक्ट्रॉनिक डेटा: जसे की टाईप केलेले नाव, 'स्वीकारा' बटणावर क्लिक करणे किंवा स्वाक्षरीची स्कॅन केलेली प्रतिमा.

प्रगत इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी ही स्वाक्षरी करणाऱ्या व्यक्तीशी अद्वितीयपणे जोडलेली असते, तिची ओळख पटवते, ती केवळ तिच्याच नियंत्रणाखालील डेटा वापरून तयार केली जाते आणि दस्तऐवजाशी जोडलेली असते, जेणेकरून नंतर होणारा कोणताही बदल ओळखता येतो. पात्र इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी ही एक प्रगत स्वाक्षरी आहे, जी एका पात्र स्वाक्षरी निर्मिती उपकरणाद्वारे केली जाते आणि युरोपियन युनियनच्या (EU) विश्वसनीय यादीतील एका विश्वासार्ह सेवा प्रदात्याकडून मिळालेल्या पात्र प्रमाणपत्रावर आधारित असते.

कायद्यानुसार केवळ प्रमाणित स्वाक्षरीच हस्तलिखित स्वाक्षरीच्या बरोबरीची मानली जाते. इतर दोन स्तरांसाठी, न्यायालय कलम ३:१५अ बी.डब्ल्यू. ची विश्वसनीयता चाचणी लागू करते. जेथे जोखीम कमी आहे आणि संबंध प्रस्थापित आहेत, तेथे साध्या स्वाक्षऱ्या वापरा; उच्च-मूल्याच्या किंवा दीर्घकालीन करारांसाठी आणि अपरिचित प्रतिपक्षांसाठी किमान प्रगत स्वाक्षरी वापरा.

डच कायदेशीर प्रक्रियेत सही काय सिद्ध करते?

अनुच्छेद 157(2) Rv अंतर्गत, स्वाक्षरी केलेला खाजगी दस्तऐवज (onderhandse akte) त्यातील विधानांसाठी पक्षांमधील एक निर्णायक पुरावा (dwingend bewijs) ठरतो. जर दुसऱ्या पक्षाने स्वाक्षरीला ठामपणे नकार दिला, तर अनुच्छेद 159(2) Rv नुसार, जोपर्यंत तुम्ही ती स्वाक्षरी कोठून आली हे सिद्ध करत नाही, तोपर्यंत त्या पुराव्याचे सामर्थ्य संपुष्टात येते.

पात्र स्वाक्षरीच्या बाबतीत, तो पुरावा सोपा असतो कारण प्रमाणपत्र आणि ऑडिट डेटा स्वाक्षरी करणाऱ्याची ओळख पटवून देतात. साध्या स्वाक्षरीच्या बाबतीत, सर्व काही तुमच्या साइनिंग प्लॅटफॉर्मने त्या वेळी काय नोंदवले होते यावर अवलंबून असते. ती नोंद नंतर पुन्हा तयार करता येत नाही.

तुम्ही ओळख, हेतू आणि प्रामाणिकपणा कसा सिद्ध करता?

सही करण्यापूर्वी प्रक्रियेत जे काही नोंदवले जाते, त्याद्वारे तुम्ही तुमची ओळख सिद्ध करता. ई-मेल केलेली लिंक केवळ मेलबॉक्सवरील नियंत्रण सिद्ध करते; फोनद्वारे दुसरा घटक, सत्यापित बँक व्यवहार, व्हिडिओद्वारे ओळख पडताळणी किंवा पात्र प्रमाणपत्र यांपैकी प्रत्येक घटक ओळख अधिक दृढ करतो आणि एक नोंद ठेवतो.

जेव्हा अनेक लोक एकच विभागीय लॉगिन वापरतात, तेव्हा कोणत्या व्यक्तीने स्वाक्षरी केली याबद्दल प्रक्रियेतून काहीही सिद्ध होत नाही. ही रोजगार आणि खरेदीच्या फाईल्समधील एक वारंवार आढळणारी त्रुटी आहे, आणि कलम 159(2) Rv अंतर्गत न्यायालय नेमका हाच मुद्दा तपासेल.

कृतीतून हेतू दिसून येतो: दस्तऐवज उघडणे, तो स्क्रोल करून पाहणे आणि सादर केलेल्या आवृत्तीवर स्वाक्षरी करणे निवडणे. दस्तऐवजाचा हॅश, वेळ, वापरलेले प्रमाणीकरण आणि टप्प्यांचा क्रम नोंदवणारे प्लॅटफॉर्म तुम्हाला तो पुरावा देते. अखंडता ही तांत्रिक बाजू आहे: सीलबंद दस्तऐवजात नंतर केलेला कोणताही बदल दिसून येतो, त्यामुळे स्वाक्षरी केल्यानंतर दुरुस्ती करण्यासाठी पुन्हा स्वाक्षरी करावी लागते.

तुम्ही ऑडिट ट्रेल किती काळ जपून ठेवावा?

मूळ नोंदींच्या धारणा कालावधीइतका काळ स्वाक्षरी केलेल्या दस्तऐवजासह ऑडिट ट्रेल ठेवा. सामान्य राज्य कर कायद्याच्या (AWR) कलम 52(4) नुसार, व्यवसायांनी त्यांच्या कराशी संबंधित नोंदी सात वर्षांसाठी जतन करणे आवश्यक आहे.

ऑडिट ट्रेलमध्ये हे दिसले पाहिजे की कोणाला आमंत्रित केले होते, कोणी दस्तऐवज उघडला, त्यांनी प्रमाणीकरण कसे केले, त्यांनी केव्हा स्वाक्षरी केली आणि स्वाक्षरीच्या वेळी कोणत्याही प्रमाणपत्राचा प्रमाणीकरण निकाल काय होता. प्रमाणपत्रांची मुदत संपते, त्यामुळे स्वाक्षरी करताना प्रमाणीकरणाची नोंद केली गेली असेल तरच ती नंतर पडताळणीयोग्य राहते.

इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीमध्ये कुठे चुका होतात?

बहुतेक अपयश चार प्रकारच्या नमुन्यांमध्ये आढळतात. पहिला नमुना म्हणजे वापरलेली प्रमाणीकरण पद्धत आणि दस्तऐवजाचे मूल्य यांच्यातील विसंगती, जसे की एका वर्षाच्या उलाढालीच्या मूल्याच्या करारावरील क्लिक-थ्रू स्वाक्षरी.

दुसरी गोष्ट म्हणजे सामायिक मेलबॉक्स किंवा लॉगिन, ज्यामुळे स्वाक्षरी एखाद्या व्यक्तीशी जोडणे अशक्य होते. तिसरी गोष्ट म्हणजे कंपनीला बांधील ठेवण्याचा अधिकार नसलेली स्वाक्षरी करणारी व्यक्ती: चेंबर ऑफ कॉमर्समध्ये कंपनीचे प्रतिनिधित्व कोण करू शकते हे तपासा.KVKसही करण्यापूर्वी व्यापार नोंदणी करा, नंतर नाही. चौथी नोंद अपूर्ण आहे, जिथे प्लॅटफॉर्मचे सदस्यत्व संपते आणि त्यासोबत ऑडिट डेटाही नाहीसा होतो.

करारावर सही करण्यापूर्वी , दस्तऐवजावर कोणत्या स्तरावरील सहीची आवश्यकता आहे आणि दोन्ही बाजूंपैकी कोण त्याचा वापर करू शकेल, हे निश्चित करा. जिथे कोणी दुसऱ्या व्यक्तीच्या वतीने सही करत असेल, तिथे सहीइतक्याच काळजीपूर्वक मुखत्यारपत्राची नोंद करा.

कोणत्या कागदपत्रांची विशेष काळजी घेणे आवश्यक आहे?

काही कलमे केवळ लेखी स्वरूपात मान्य केल्यासच वैध ठरतात. अनुच्छेद 7:652(2) BW नुसार परिवीक्षा कालावधी लेखी स्वरूपात मान्य करणे आवश्यक आहे, आणि अनुच्छेद 7:653 BW नुसार स्पर्धा-प्रतिबंधक कलम केवळ प्रौढ कर्मचाऱ्यासोबत लेखी स्वरूपात मान्य केल्यासच वैध ठरते.

एचआर पोर्टलद्वारे केलेला रोजगार करार लेखी स्वरूपाची अट तेव्हाच पूर्ण करतो, जेव्हा तो कलम ६:२२७अ बीडब्ल्यू (Article 6:227a BW) ची पूर्तता करतो: कर्मचारी मजकूर पाहू शकतो आणि स्वाक्षरीची वेळ निश्चित केली जाऊ शकते. युरोपियन युनियनच्या (EU) बाहेरील प्रतिपक्षांसाठी, स्वाक्षरी तिथे ओळखली जाईल की नाही हे तपासा, कारण ईआयडीएएस (eIDAS) नियमावलीचा समतुल्यतेचा नियम फक्त युरोपियन युनियनला लागू होतो.

तुम्ही एक टिकाऊ स्वाक्षरी प्रक्रिया कशी तयार करता?

एक व्यवहार्य स्वाक्षरी धोरण एका पानावर बसते. तुमचे दस्तऐवज तीन स्तरांमध्ये वर्गीकृत करा, प्रत्येक स्तराला स्वाक्षरीच्या पातळीशी जोडा, प्रत्येक स्तरावर कोण स्वाक्षरी करू शकते याची नावे द्या, दस्तऐवजासोबत ऑडिट ट्रेल संग्रहित करा आणि कलम 3:89 आणि 2:196 BW अंतर्गत नोटरीकडे जाणे आवश्यक असलेल्या व्यवहारांची यादी करा.

तुमच्या स्वतःच्या प्रमाणित करारांच्या आणि तुमच्या सर्वात मोठ्या प्रतिपक्षांनी तुम्हाला स्वाक्षरी करण्यास सांगितलेल्या करारांच्या आधारे या धोरणाची चाचणी करा. दुसऱ्या गटात सहसा सर्वात जास्त धोका असतो, कारण त्यांच्या स्वाक्षरी प्लॅटफॉर्मवर किंवा त्याच्या नोंदींवर तुमचे नियंत्रण नसते.

इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीवर विश्वास ठेवण्यापूर्वी तुम्ही काय तपासले पाहिजे?

तुम्ही स्वतः सही करा किंवा दुसऱ्या कोणाकडून करून घ्या, तपासणीचे नियम सारखेच आहेत. सह्या करण्याची फेरी सुरू होण्यापूर्वीच त्या करून घ्या.

• कलम 6:227a BW अंतर्गत दस्तऐवजाला नोटरीकृत दस्तऐवजाची (स्थावर मालमत्ता, BV शेअर्स) आवश्यकता आहे की फक्त लेखी स्वरूपाची आवश्यकता आहे हे तपासा.
• कराराच्या मूल्याला आणि कालावधीला जुळणारी स्वाक्षरीची पातळी (साधी, प्रगत किंवा विशेष) निवडा.
• चेक इन करा KVK व्यापार नोंदणीमध्ये प्रत्येक स्वाक्षरीकर्ता कंपनीचे प्रतिनिधित्व करू शकतो.
• प्लॅटफॉर्म ओळख पडताळणी, टाइमस्टॅम्प आणि डॉक्युमेंट हॅशची नोंद ठेवतो याची खात्री करा.
• फक्त अंतिम आवृत्तीवरच सही करा आणि प्रत्येक पक्षाला सही केलेल्या दस्तऐवजाची एक प्रत मिळेल याची खात्री करा.
• ऑडिट ट्रेल करारासोबत किमान सात वर्षांसाठी संग्रहित करा.
• युरोपियन युनियनच्या बाहेरील प्रतिपक्षासाठी, स्वाक्षरी त्या देशात ओळखली जाईल याची पुष्टी करा.

इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीद्वारे आम्ही तुमच्यासाठी काय करू शकतो?

आमचे आयटी वकील आणि करार वकील व्यवसायांसाठी इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीचे काम करतात.

• आम्ही तुमच्या स्वाक्षरी धोरणाचे पुनरावलोकन करतो आणि प्रत्येक प्रकारच्या कराराला योग्य स्वाक्षरी स्तराशी जोडतो.
• आम्ही तपासतो की विशिष्ट करारावर इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने स्वाक्षरी करता येईल की त्यासाठी नोटरीची आवश्यकता आहे.
• आम्ही लेखी स्वरूपाची आवश्यकता असलेल्या कलमांचे, जसे की परिवीक्षा कालावधी आणि स्पर्धा-प्रतिबंधक कलमे, पुनरावलोकन करतो.
• जेव्हा दुसरी बाजू सही केल्याचे नाकारते, तेव्हा आम्ही ऑडिट ट्रेल आणि पुराव्यांचे मूल्यांकन करतो.
• आम्ही अशा कार्यवाहीचे संचालन करतो, ज्यामध्ये इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरीच्या वैधतेवर आक्षेप घेतला जातो.

सारांश

• कलम 3:15a BW अंतर्गत एक पात्र इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी हस्तलिखित स्वाक्षरीच्या बरोबरीची असते; जर पद्धत पुरेशी विश्वसनीय असेल तर इतर इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षऱ्या देखील तशाच मानल्या जातात.
• जर दुसऱ्या पक्षाने सही नाकारली तर कलम 159(2) Rv नुसार तुम्हाला ती सही कोठून आली हे सिद्ध करावे लागेल.
• स्थावर मालमत्तेचे हस्तांतरण आणि बीव्ही शेअर हस्तांतरणासाठी नोटरीकृत दस्तऐवज आवश्यक असतो आणि त्यावर इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने स्वाक्षरी करता येत नाही.
• अनुच्छेद 6:227a BW च्या अटींनुसार लेखी स्वरूपातील आवश्यकता इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने पूर्ण केल्या जाऊ शकतात.
• करारासोबत लेखापरीक्षणाचा तपशील ठेवा; कराशी संबंधित नोंदी सात वर्षांसाठी जतन करणे आवश्यक आहे.

सतत विचारले जाणारे प्रश्न