डिजिटल भागधारक सभा म्हणजे एनव्ही (NV) किंवा बीव्ही (BV) कंपनीची अशी सर्वसाधारण सभा, ज्यात भागधारक प्रत्यक्ष उपस्थित राहण्याऐवजी इलेक्ट्रॉनिक संप्रेषण माध्यमांद्वारे भाग घेतात, बोलतात आणि मतदान करतात. सध्याच्या डच कायद्यानुसार, डच नागरी संहितेच्या कलम २:११७अ आणि २:२२७अ च्या आधारावर कंपनी संकरित (हायब्रीड) सभा घेऊ शकते, जर कंपनीच्या नियमावलीत (आर्टिकल्स ऑफ असोसिएशन) तशी परवानगी असेल, परंतु सभेसाठी प्रत्यक्ष जागेची आवश्यकता असते. २०२६ मध्ये स्वीकारलेला 'डिजिटल सर्वसाधारण सभा कायदा' शाही हुकूमनाम्याद्वारे अंमलात आल्यानंतरच पूर्णपणे आभासी सभा घेणे शक्य होईल.
आज डच कायदा काय परवानगी देतो
डच नागरी संहितेच्या खंड २ मधील प्रारंभबिंदू म्हणजे एका ठिकाणी आयोजित केलेली सभा. एनव्ही (NV) साठी, सर्वसाधारण सभा घटनापत्रकात नमूद केलेल्या नगरपालिकेत घेतली जाते आणि हाच नियम बीव्ही (BV) ला देखील लागू होतो. ठराव इतर ठिकाणीही मंजूर केले जाऊ शकतात, परंतु त्यासाठी उपस्थित राहण्यास पात्र असलेले सर्व व्यक्ती उपस्थित किंवा प्रतिनिधीद्वारे हजर असणे आवश्यक आहे.
त्या भौतिक गाभ्याभोवती कायद्याने दोन इलेक्ट्रॉनिक मार्ग तयार केले आहेत आणि ते दोन्ही आधीच उपलब्ध आहेत.
- सभेत इलेक्ट्रॉनिक सहभाग. अनुच्छेद २:११७अ बीडब्ल्यू (एनव्ही) आणि २:२२७अ बीडब्ल्यू (बीव्ही) हे घटनापत्रकात अशी तरतूद करण्याची परवानगी देतात की, भागधारक इलेक्ट्रॉनिक संप्रेषण माध्यमांद्वारे उपस्थित राहू शकतो, बोलू शकतो आणि मतदान करू शकतो. यासाठी तीन अटी लागू आहेत: भागधारक वापरलेल्या इलेक्ट्रॉनिक माध्यमांद्वारे ओळखता आला पाहिजे, त्याला कार्यवाही थेट पाहता आली पाहिजे आणि विचारविनिमयात भाग घेता आला पाहिजे. संचालक मंडळ तंत्रज्ञानाच्या वापरावर अटी घालू शकते, मात्र त्या अटी ओळख पटवण्यासाठी आणि सभेचे सुव्यवस्थित संचालन करण्यासाठी उपयुक्त ठरल्या पाहिजेत आणि सूचनेसोबत जाहीर केल्या गेल्या पाहिजेत.
- सभेपूर्वी मतदान. अनुच्छेद २:११७ब बीडब्ल्यू आणि २:२२७ब बीडब्ल्यू हे घटनापत्रकात सभेच्या तीस दिवसांपर्यंतच्या कालावधीत इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने मतदान करण्याची तरतूद करण्यास परवानगी देतात. ही मते प्रत्यक्ष सभेत दिलेली मते म्हणून गणली जातात.
एक असाही मार्ग आहे जो बैठक पूर्णपणे टाळतो. बीव्ही (BV) साठी, कलम २:२३८ बीडब्ल्यू (BW) बैठकीशिवाय निर्णय घेण्याची परवानगी देते, जर बैठकीचे अधिकार असलेल्या प्रत्येक व्यक्तीने निर्णय घेण्याच्या त्या पद्धतीला संमती दिली असेल; ही संमती इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने दिली जाऊ शकते, आणि संचालक व कोणत्याही पर्यवेक्षक संचालकांना प्रथम सल्ला देण्याची संधी दिली पाहिजे. केवळ नोंदणीकृत शेअर्स असलेल्या आणि बैठकीचे अधिकार असलेल्या डिपॉझिटरी रिसीट्स नसलेल्या एनव्ही (NV) साठीही असाच एक पर्याय उपलब्ध आहे. खाजगी कंपन्यांसाठी हा अनेकदा सर्वात जलद आणि सर्वात मजबूत उपाय असतो, आणि आभासी बैठकांबद्दलच्या चर्चेचा त्यावर परिणाम होत नाही.
डच कायद्यानुसार, प्रत्यक्ष जागेविना होणाऱ्या बैठकीला अद्याप परवानगी नाही . महामारीच्या काळात पूर्णपणे आभासी बैठकांना परवानगी देणारा तात्पुरता आपत्कालीन कायदा १ फेब्रुवारी २०२३ रोजी कालबाह्य झाला, आणि तेव्हापासून कंपनीसाठी संकरित (हायब्रीड) बैठकांचाच अवलंब करणे शक्य आहे. ज्या संचालक मंडळांना अजूनही वाटते की पूर्णपणे डिजिटल बैठकीला परवानगी आहे, ते अशा गृहितकावर काम करत आहेत जे आता लागू होत नाही, आणि त्यामुळे त्यांनी स्वीकारलेले ठराव धोक्यात येतात. आमच्या कॉर्पोरेट कायदा विभागात २०२० आणि २०२१ मध्ये तयार केलेले असे घटनापत्रक नियमितपणे पाहिले जाते, ज्यात आपत्कालीन नियम अजूनही लागू आहेत असे गृहीत धरलेले असते.
डिजिटल सर्वसाधारण सभा कायदा आणि तो केव्हा लागू होईल
खाजगी कायद्याच्या संस्थांच्या डिजिटल सर्वसाधारण सभेवरील कायदा ( Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen ) ही उणीव भरून काढतो. प्रतिनिधी सभागृहाने १६ डिसेंबर २०२५ रोजी आणि सिनेटने २ जून २०२६ रोजी हे विधेयक मंजूर केले. हा कायदा ३ जून २०२६ रोजीचा असून, ३० जून २०२६ रोजी कायदे आणि अध्यादेशांच्या बुलेटिनमध्ये Stb. 2026, 161 म्हणून प्रकाशित झाला.
तो अद्याप अंमलात आलेला नाही. हा अधिनियम शाही हुकूमनाम्याद्वारे निश्चित केलेल्या तारखेला अंमलात येईल, आणि ती तारीख वेगवेगळ्या कलमांसाठी किंवा त्यांच्या भागांसाठी वेगवेगळी निश्चित केली जाऊ शकते. हे लिहित असताना कोणतीही तारीख निश्चित करण्यात आली नव्हती. जोपर्यंत शाही हुकूमनामा 'अधिनियम आणि हुकूमनाम्यांच्या बुलेटिन'मध्ये प्रसिद्ध होत नाही, तोपर्यंत वर वर्णन केलेले विद्यमान नियम पूर्णपणे लागू राहतील, आणि यादरम्यान केवळ आभासी सभा घेणाऱ्या कंपनीला पूर्वीप्रमाणेच धोका पत्करावा लागेल.
हा कायदा लागू झाल्यावर, खालील बदल घडवतो. तो एनव्ही (NV) आणि बीव्ही (BV) यांच्या सर्वसाधारण सभेसंबंधीच्या पुस्तक २ मधील तरतुदींमध्ये सुधारणा करतो, आणि संघटना व सहकारी संस्थांसाठीही तेच करतो, जेणेकरून जिथे घटनापत्रकात तरतूद असेल तिथे पूर्णपणे डिजिटल सर्वसाधारण सभा घेणे शक्य होईल. तांत्रिक अटी नियमावलीत नमूद केल्या आहेत: सहभागी इलेक्ट्रॉनिक माध्यमांद्वारे ओळखता आले पाहिजेत, त्यांना त्यांचे मतदानाचा हक्क थेट बजावता आला पाहिजे, आणि त्यांना द्विमार्गी दृकश्राव्य संवादाद्वारे प्रत्यक्ष वेळेत (रिअल टाइममध्ये) सभेची कार्यवाही पाहता आली पाहिजे व चर्चेत भाग घेता आला पाहिजे. तंत्रज्ञानाच्या वापरावर लादलेल्या अटी वाजवी आणि आवश्यक असल्या पाहिजेत, आणि सूचनेसोबत त्या आगाऊ जाहीर केल्या पाहिजेत. मालक संघटनांसाठी हा कायदा एक अतिरिक्त सुरक्षा उपाय जोडतो: एक चतुर्थांश मतांचे प्रतिनिधित्व करणारे सदस्य, सूचनेच्या सात दिवसांच्या आत, सभा प्रत्यक्ष उपस्थित राहूनही घेता यावी अशी लेखी विनंती करू शकतात. हा कायदा मंत्र्यांना पाच वर्षांच्या आत त्याच्या कार्यप्रणालीवर अहवाल देण्यासही बंधनकारक करतो.
संचालक मंडळांसाठी व्यावहारिक संदेश हा आहे की, हा एक असा प्रकल्प आहे ज्यासाठी वेळ लागतो; राजहुकूम आल्यावर बटण दाबून सुरू करण्यासारखी ही गोष्ट नाही. घटनापत्रकात दुरुस्ती करण्यासाठी भागधारकांचा ठराव आणि नोटरीकृत दस्तऐवज आवश्यक असतो, आणि मसुदा तयार करताना अद्याप अंमलात न आलेल्या कायद्याची तरतूद लक्षात घ्यावी लागते. आता तयारी करणे आणि कायदा लागू झाल्यावर त्याची अंमलबजावणी करणे, हाच शहाणपणाचा क्रम आहे.
डच कायद्यानुसार बैठकीचे स्वरूप
| बैठकीचे स्वरूप | मुख्य वैशिष्ट्य | कायदेशीर स्थिती |
|---|---|---|
| पूर्णपणे शारीरिक | सर्व भागधारकांनी सूचनेत नमूद केलेल्या ठिकाणी व्यक्तिशः उपस्थित राहावे. | नेहमीच परवानगी आहे; बुक 2 बीडब्ल्यू अंतर्गत डीफॉल्ट. |
| संकरीत | प्रत्यक्ष सभा घेतली जाते आणि भागधारक इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीनेही सहभागी होऊ शकतात. | जर कंपनीच्या नियमावलीत कलम 2:117a आणि 2:227a BW अंतर्गत तरतूद असेल, आणि केवळ जर दूरस्थ भागधारकांची ओळख पटू शकत असेल, ते थेट कार्यवाहीचे अनुसरण करू शकत असतील आणि विचारविनिमयात भाग घेऊ शकत असतील तरच परवानगी आहे. |
| लेखी किंवा बैठकीबाहेरील ठराव | कोणतीही सभा घेतली जात नाही; ठराव लेखी स्वरूपात मंजूर केला जातो. | अनुच्छेद 2:238 BW अंतर्गत BV साठी उपलब्ध, जर सभेचे अधिकार असलेल्या सर्व व्यक्तींनी निर्णय घेण्याच्या या पद्धतीस संमती दिली असेल, आणि केवळ नोंदणीकृत शेअर्स असलेल्या NV साठी तुलनात्मक अटींवर उपलब्ध. |
| पूर्णपणे डिजिटल | प्रत्यक्ष बैठकीचे ठिकाण अजिबात नाही; बैठक केवळ ऑनलाइनच होत आहे. | अद्याप परवानगी नाही. डिजिटल सर्वसाधारण सभा कायदा (Stb. 2026, 161) राज्यादेशाने अंमलात आल्यानंतरच हे शक्य होईल, आणि तेही केवळ कंपनीच्या नियमावलीत तशी तरतूद असेल तरच. |
हा फरक महत्त्वाचा आहे, कारण चूक केल्याचा परिणाम दंड नसून एक अवैध ठराव असतो. सभा बोलावण्याच्या किंवा आयोजित करण्याच्या पद्धतीतील त्रुटीमुळे, कलम २:१५ बीडब्ल्यू अंतर्गत तेथे घेतलेले ठराव रद्द करण्यायोग्य ठरतात, आणि संस्थेच्या स्थापनेवेळी अनिवार्य वैधानिक तरतुदीचे उल्लंघन करून स्वीकारलेला ठराव कलम २:१४ बीडब्ल्यू अंतर्गत पूर्णपणे रद्दबातल देखील ठरू शकतो. वाजवी हितसंबंध असलेली कोणतीही व्यक्ती रद्द करण्याचा दावा दाखल करू शकते, आणि ज्या दिवशी ठराव ज्ञात झाला किंवा दावा करणाऱ्याला सूचित करण्यात आला, त्या दिवसाच्या समाप्तीनंतर एका वर्षाने हा दावा कालबाह्य होतो. एखादी नियुक्ती, समभागांचे वाटप किंवा नियमावलीतील दुरुस्ती एक वर्ष प्रलंबित ठेवणे हा खूप मोठा कालावधी आहे.
सूचीबद्ध कंपन्या, संघटना आणि सहकारी संस्था
सूचीबद्ध राष्ट्रीय कंपन्या नियमांच्या एका अतिरिक्त स्तराच्या चौकटीत काम करतात. कलम २:११५ आयडी २ बीडब्ल्यू नुसार बेचाळीस दिवसांचा सूचना कालावधी वैधानिक नोंदणी तारखेशी जोडलेला असतो, त्यामुळे उपस्थित राहण्याचा आणि मतदान करण्याचा हक्क सभेच्या दिवशी न मोजता, सभेच्या आदल्या एका निश्चित दिवशी मोजला जातो आणि त्या तारखेनंतर व्यवहार झालेल्या शेअर्समुळे कोण मतदान करू शकते यात बदल होत नाही. सूचनेसोबतच कार्यसूची प्रकाशित करणे आवश्यक असते, वैधानिक किमान मर्यादेपर्यंत समभागधारक असलेले भागधारक त्यात विषय समाविष्ट करू शकतात आणि कंपनीने सभेची कागदपत्रे इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने उपलब्ध करून देणे बंधनकारक असते. व्यवहारात, सूचीबद्ध कंपन्या अनेक वर्षांपासून संकरित (हायब्रीड) सभा घेत आहेत आणि डिजिटल सर्वसाधारण सभा कायद्याची रचना अशा प्रकारे केली आहे की, सूचीबद्ध कंपनीची पूर्णपणे डिजिटल सभा देखील त्या विशिष्ट तरतुदींच्या अधीन राहील.
हा कायदा केवळ कंपन्यांपुरता मर्यादित नाही. तो संघटना आणि सहकारी संस्थांसंबंधीच्या पुस्तक २ मधील तरतुदींमध्येही सुधारणा करतो, जे देशभरात पसरलेल्या सदस्यांसह अनेक क्रीडा क्लब, व्यापारी संघटना आणि सहकारी व्यवसायांसाठी महत्त्वाचे आहे. तसेच, तो मालक संघटनांशी स्वतंत्रपणे संबंधित आहे, जिथे एक चतुर्थांश मतांचे प्रतिनिधित्व करणारा अल्पसंख्याक गट सभा प्रत्यक्ष उपस्थित राहूनच घेता यावी असा आग्रह धरू शकतो. प्रतिष्ठानांना सर्वसाधारण सभा नसते, परंतु ज्या प्रतिष्ठानच्या नियमावलीत सहभागींच्या मंडळाची तरतूद आहे, ती संस्था जेव्हा तिच्या नियमावलीत सुधारणा केली जाते, तेव्हा त्याच मसुदा-तर्काचा अवलंब करू शकते.
घटनापत्रक योग्यरित्या बनवणे
वरील प्रत्येक इलेक्ट्रॉनिक मार्ग हा कंपनीच्या नियमावलीवर ( statuten ) अवलंबून असतो. जर त्यात काही नमूद नसेल, तर तंत्रज्ञान काहीही करू शकत असले तरी, कंपनी केवळ प्रत्यक्ष बैठकीपुरतीच मर्यादित राहते. त्यामुळे, नियमावलीचे पुनरावलोकन करणे ही पहिली पायरी आहे, आणि हीच पायरी बहुतेक वेळा वगळली जाते.
कंपनी काय करू शकते हे तीन प्रश्न ठरवतात. नियमावलीमध्ये कलम २:११७अ किंवा २:२२७अ बीडब्ल्यू अंतर्गत सभेमध्ये इलेक्ट्रॉनिक सहभागास परवानगी आहे का? त्यात कलम २:११७ब किंवा २:२२७ब बीडब्ल्यू अंतर्गत आगाऊ इलेक्ट्रॉनिक मतदानास परवानगी आहे का? आणि त्यात असे कलम आहे का, जे नवीन कायदा लागू झाल्यावर पूर्णपणे डिजिटल सभेला परवानगी देईल आणि ज्याची रचना अशा प्रकारे केली आहे की, कायद्याने अद्याप परवानगी न दिलेल्या गोष्टीला अधिकृत करण्याचा दावा तो करणार नाही. एखाद्या विशिष्ट तंत्रज्ञानाशी निगडित कलमापेक्षा, त्या वेळी लागू असलेल्या वैधानिक अटींच्या अधीन राहून, संचालक मंडळाला स्वरूप निवडण्याचे स्वेच्छाधिकार देणारे कलम अधिक टिकाऊ असते.
नियमावलीत दुरुस्ती करण्यासाठी, नियमावलीत नमूद केलेल्या बहुमताने सर्वसाधारण सभेचा ठराव आणि डच नागरी-कायद्याच्या नोटरीद्वारे अंमलात आणलेले नोटरीकृत दस्तऐवज आवश्यक असते. जिथे कंपनीकडे पर्यवेक्षक मंडळ किंवा सभेचे अधिकार असलेले डिपॉझिटरी रिसीट्स धारक असतील, तिथे त्यांच्या स्थितीची देखील तपासणी करणे आवश्यक आहे. नेदरलँड्समधील नियमावलीवरील आमचा लेख ही प्रक्रिया स्पष्ट करतो आणि एका सुदृढ कॉर्पोरेट गव्हर्नन्स फ्रेमवर्कचा आमचा आढावा याला व्यापक गव्हर्नन्सच्या संदर्भात मांडतो.
सभेचे आयोजन: सूचना कालावधी आणि ओळख
सूचना ( पूर्वसूचना ) ठरवते की सभा वैधपणे होऊ शकते की नाही. वैधानिक किमान कालावधी निश्चित आहेत. बीव्ही (BV) साठी, सभेच्या आठ दिवस आधीपर्यंत सूचना देणे आवश्यक आहे (कलम २:२२५ बीडब्ल्यू). एनव्ही (NV) साठी हा पंधरावा दिवस आहे (कलम २:११५ लिड १ बीडब्ल्यू), आणि ज्या कंपनीचे शेअर्स नियमित बाजारात व्यापारासाठी दाखल आहेत, तिच्यासाठी बेचाळीसावा दिवस आहे (कलम २:११५ लिड २ बीडब्ल्यू). यापेक्षा कमी कालावधीचा अर्थ असा होतो की कोणतेही वैध ठराव घेतले जाऊ शकत नाहीत, जोपर्यंत बीव्हीमध्ये सभेचे अधिकार असलेले सर्व व्यक्ती निर्णय प्रक्रियेस सहमत होत नाहीत आणि संचालक व पर्यवेक्षक संचालकांना प्रथम सल्ला देण्याची संधी मिळत नाही.
सामान्य मजकुरापलीकडे, इलेक्ट्रॉनिक सहभाग असलेल्या सभेच्या सूचनेत तो सहभाग कसा काम करतो हे स्पष्ट करणे आवश्यक आहे. त्यात प्लॅटफॉर्म आणि त्यावर कसे पोहोचायचे, भागधारकांची इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने ओळख कशी पटवली जाईल, बोलण्याचा आणि प्रश्न विचारण्याचा हक्क कसा बजावायचा, इलेक्ट्रॉनिक मत कसे आणि केव्हापर्यंत टाकायचे, आणि प्रॉक्सी कशी दिली व सादर केली जाऊ शकते, हे नमूद केलेले असावे. जिथे सभेपूर्वी इलेक्ट्रॉनिक पद्धतीने मतदान करता येत असेल, तिथे ते कोणत्या कालावधीत शक्य आहे, हे सूचनेत नमूद करणे आवश्यक आहे.
स्वरूपामुळे प्रॉक्सी मतदानावर परिणाम होत नाही. जो भागधारक उपस्थित राहू शकत नाही, तो तरीही लेखी प्रॉक्सी देऊ शकतो आणि स्वाक्षरी केलेली प्रॉक्सी कशी व केव्हापर्यंत सादर करायची, हे सूचनेत नमूद केलेले असावे. प्रॉक्सी शेअर रजिस्टरमध्ये नोंद असलेल्या भागधारकाकडूनच आली आहे, याची कंपनीला पडताळणी करता आली पाहिजे, त्यामुळे केवळ मोकळीक देण्यापेक्षा एक सुरक्षित माध्यम आणि एक स्पष्ट अंतिम मुदत अधिक महत्त्वाची ठरते.
कायदेशीर कसोटीवर उतरणारे तंत्रज्ञान
प्लॅटफॉर्म निवडणे हा आयटी निर्णय होण्याआधी एक कायदेशीर निर्णय असतो. वैधानिक अटींनुसार, सिस्टीममध्ये काही ठराविक क्षमता असणे आवश्यक असते, आणि चॅट विंडोसह एकतर्फी लाइव्हस्ट्रीमचा त्यात समावेश नाही.
कायदेशीर वजन असलेल्या तीन आवश्यकता म्हणजे ओळख, प्रत्यक्ष संवाद आणि पडताळणीयोग्य मतदान. भागधारकाची ओळख वापरलेल्या इलेक्ट्रॉनिक माध्यमांद्वारे पटवली गेली पाहिजे, ज्याचा व्यावहारिक अर्थ म्हणजे शेअर रजिस्टरमधील नोंदीशी जोडलेली प्रवेश ओळखपत्रे, जी दुसऱ्या घटकाद्वारे किंवा विश्वसनीय डिजिटल ओळख सेवेद्वारे अधिक मजबूत केली जातात. भागधारकाला कार्यवाही थेट पाहता आली पाहिजे आणि चर्चेत भाग घेता आला पाहिजे, ज्यासाठी ब्रॉडकास्टऐवजी खऱ्या अर्थाने दुतर्फा संवाद माध्यमाची आवश्यकता असते. आणि मत अचूकपणे नोंदवले गेले पाहिजे, ओळख पटलेल्या भागधारकाच्या नावे जमा केले गेले पाहिजे आणि नंतर सिस्टम लॉगमधून ते पुन्हा मिळवता आले पाहिजे.
आवश्यक आणि शिफारस केलेली प्लॅटफॉर्म वैशिष्ट्ये
| वैशिष्ट्य | कायदेशीर आवश्यकता | शिफारस केलेला सराव |
|---|---|---|
| शेअरहोल्डर ओळख | वापरलेल्या इलेक्ट्रॉनिक माध्यमांद्वारे भागधारकाची ओळख पटली पाहिजे आणि शेअर रजिस्टरमध्ये त्याची पडताळणी केली पाहिजे. | बहु-घटक प्रमाणीकरण किंवा एक विश्वसनीय डिजिटल ओळख सेवा, ज्यासोबत सूचनेत घोषित केलेली पर्यायी प्रक्रिया असेल. |
| द्विमार्ग संप्रेषण | रिअल-टाइम ऑडिओ, आणि नवीन कायद्यानुसार दृकश्राव्य, ज्यामुळे भागधारकाला कार्यवाही थेट पाहता येते आणि विचारविनिमयात भाग घेता येतो. | नियंत्रित प्रश्न कार्यप्रणाली, हात वर करण्याची रांग आणि कार्यपद्धतीविषयक मुद्द्यांसाठी एक स्वतंत्र चॅनल. |
| इलेक्ट्रॉनिक मतदान | ओळख पटलेल्या भागधारकांची मते, जी अचूकपणे मोजली गेली आहेत आणि ज्यांची पुनर्रचना करता येऊ शकते. | शेअर नोंदणीशी जुळणारे भारित मतदान, आणि त्याचे निकाल तात्काळ प्रदर्शित करून इतिवृत्तात वाचून दाखवण्यात आले. |
| उपलब्धता | वास्तविक पाहता, प्रणालीने संपूर्ण बैठकीदरम्यान सहभागास परवानगी दिली पाहिजे. | थेट तांत्रिक साहाय्य, अध्यक्षांसोबत तालीम आणि एक प्रकाशित पर्यायी चॅनल. |
| माहिती संरक्षण | वैयक्तिक डेटाची प्रक्रिया GDPR आणि डच GDPR अंमलबजावणी कायद्यानुसार असणे आवश्यक आहे. | लेखी प्रोसेसर करार, ईयूमध्ये होस्टिंग, आणि रेकॉर्डिंग व लॉग्ससाठी निश्चित धारणा कालावधी. |
निवडीची नोंद करा. प्लॅटफॉर्म का निवडला गेला, तो कलम २:११७अ किंवा २:२२७अ बी.डब्ल्यू.ची पूर्तता कशी करतो, ओळख आणि मतदान प्रक्रिया काय आहेत आणि प्रणाली अयशस्वी झाल्यास काय होते, हे स्पष्ट करणारे एक संक्षिप्त तंत्रज्ञान ज्ञापन, हा एक वर्षानंतर सभेला आव्हान दिल्यास उत्तर देणारा दस्तऐवज आहे. तो भागधारकांना पाठवलेल्या सूचना आणि प्रवेश, बोलण्याच्या विनंत्या व मतांच्या सिस्टम लॉगसोबत ठेवा.
इलेक्ट्रॉनिक माध्यमांद्वारे आयोजित सभेचे अध्यक्षपद भूषवणे
प्रत्यक्ष बैठकीच्या तुलनेत ऑनलाइन बैठकीत अध्यक्षांवर अधिक जबाबदारी असते, कारण प्रत्यक्ष बैठकीतील नेहमीचे संकेत तिथे नसतात. प्रत्येक भागधारकाला बोलण्याची आणि मतदान करण्याची खरी संधी मिळाली होती, याची खात्री करणे आणि नंतर ते सिद्ध करू शकणे, हे महत्त्वाचे काम असते.
चर्चेचे नियम समजावून सांगून सुरुवात करा: बोलण्याची संधी कशी मिळवायची, एखाद्याला किती वेळ बोलण्याची परवानगी असेल, आगाऊ सादर केलेल्या प्रश्नांवर कशी कार्यवाही केली जाईल, मतदान कसे घेतले जाईल आणि कनेक्शन तुटल्यास काय होईल. बोलण्यापूर्वी वक्त्यांना त्यांचे नाव सांगायला सांगा, जेणेकरून कोणी काय म्हटले याची नोंद इतिवृत्तात करता येईल. बोलणाऱ्यांची रांग दिसेल अशी ठेवा आणि त्या क्रमानेच बोला; जाहीर केलेल्या क्रमापासून कोणताही अनाकलनीय बदल हा नेमका असाच तपशील असतो जो सभेला रद्द करण्याच्या दाव्यात समोर येतो.
प्रत्यक्ष मतदानासाठी, पहिल्या मुद्द्यापूर्वी कार्यपद्धती स्पष्ट करा, भागधारकांना कार्यपद्धती समजावी यासाठी एक बंधनकारक नसलेल्या चाचणी मतदानाचा विचार करा, आणि प्रत्येक मतदानाचा निकाल बाजूने, विरोधात आणि तटस्थ मतांसह पूर्णपणे जाहीर करा. ही आकडेवारी इतिवृत्तात नोंदवली जाते.
दोन समस्या वारंवार उद्भवतात. जर एखाद्या भागधारकाने तांत्रिक बिघाडाची तक्रार केली, तर त्यांना सपोर्ट चॅनलकडे निर्देशित करा आणि त्या अहवालाची नोंद करा; जर बिघाड व्यापक असेल आणि त्यामुळे सहभागास अडथळा येत असेल, तर सभा स्थगित करणे आणि त्यावर तोडगा न निघाल्यास ती तहकूब करणे हा अधिक सुरक्षित मार्ग आहे. ज्या मतदानात लक्षणीय संख्येने भागधारक भाग घेऊ शकत नाहीत, ते मतदान पुढे चालू ठेवणे हा नंतर ठराव गमावण्याचा सर्वात निश्चित मार्ग आहे. जर एखादा सहभागी व्यत्यय आणत असेल, तर त्यांना ताकीद द्या आणि त्यानंतरच प्लॅटफॉर्मवरील नियंत्रणांचा वापर करून त्यांना म्यूट करा किंवा काढून टाका; या ताकीदीची आणि केलेल्या कारवाईची नोंद इतिवृत्तात करा.
बैठकीनंतर: इतिवृत्त, अंमलबजावणी आणि दाखल करणे
सभेचे इतिवृत्त ( नोट्युलेन ) हे सभा कायद्याचे पालन करून पार पडली याचा पुरावा असतो, आणि इलेक्ट्रॉनिक सभेसाठी त्यात नेहमीपेक्षा अधिक तपशील असणे आवश्यक असते. प्रत्येक भागधारकाला कसे ओळखले गेले आणि प्रवेश दिला गेला, अध्यक्षांनी सहभाग आणि मतदानाबद्दल काय जाहीर केले, प्लॅटफॉर्म लॉगमधून घेतलेल्या प्रत्येक मताचा संपूर्ण निकाल, आणि कोणतीही तांत्रिक समस्या व त्यावर उपाययोजना करण्यासाठी उचललेली पावले यांची नोंद ठेवा. घटनापत्रकात विहित केलेल्या पद्धतीनुसार, इतिवृत्त एकतर सभेतच किंवा नंतर अध्यक्ष आणि सचिवांद्वारे स्वीकारले जाते.
त्यानंतर ठरावांची अंमलबजावणी करावी लागते. काही ठराव तात्काळ अंमलात येतात, जसे की वार्षिक हिशेब स्वीकारणे किंवा कार्यमुक्ती देणे. इतरांसाठी पुढील टप्प्यांची आवश्यकता असते. संचालकाची नियुक्ती किंवा बडतर्फी चेंबर ऑफ कॉमर्सच्या ( Kamer van Koophandel ) व्यापार नोंदणीमध्ये नोंदवणे आवश्यक असते, कंपनीच्या नियमावलीतील दुरुस्तीसाठी नोटरीद्वारे दस्तऐवज दाखल करणे आवश्यक असते, आणि विलीनीकरण किंवा विभाजनासाठी स्वतःची वैधानिक प्रक्रिया असते. जोपर्यंत बदलाची नोंदणी होत नाही, तोपर्यंत ज्यांना त्याबद्दल माहिती नसते असे तृतीय पक्ष नोंदणीमध्ये दर्शविलेल्या स्थितीवर अवलंबून राहू शकतात, म्हणूनच त्वरित नोंदणी करणे महत्त्वाचे आहे. जिथे कागदपत्रांवर दूरस्थपणे स्वाक्षरी केली जाते, तिथे डिजिटल स्वाक्षरीच्या कायदेशीर मूल्यावरील आमचा लेख स्वाक्षरीचे कोणते स्वरूप योग्य आहे हे स्पष्ट करतो.
संपूर्ण फाईल एकत्र ठेवा: सूचना, पाठवल्याचा पुरावा, तंत्रज्ञान ज्ञापन, प्रवेश आणि मतदानाच्या नोंदी, प्रॉक्सी आणि स्वीकृत इतिवृत्त. ती फाईल म्हणजे कलम २:१५ बी.डब्ल्यू. अंतर्गत रद्द करण्याच्या दाव्याचे उत्तर आहे, आणि सभा कशी पार पडली याच्या केवळ आठवणीपेक्षा तिचे मूल्य खूप जास्त आहे.
व्यावहारिक परिस्थितींबद्दल मंडळे विचारतात
ओळख पटण्यात अयशस्वी झाल्यास प्रवेश नाकारला जाऊ शकतो का?
होय, आणि जिथे ओळख प्रस्थापित होऊ शकत नाही, तिथे कंपनीने प्रवेश नाकारावा, कारण केवळ पात्र व्यक्तीच भाग घेऊ शकतात आणि मतदान करू शकतात. ही सुरक्षा प्रक्रियात्मक आहे: सूचनेत ओळख नेमकी कशी पटवली जाते, प्राथमिक पद्धत अयशस्वी झाल्यास कोणता पर्यायी मार्ग उपलब्ध आहे, आणि भागधारकाने केव्हापर्यंत समस्या मांडली पाहिजे, हे स्पष्टपणे नमूद केलेले असले पाहिजे. घोषित प्रक्रियेनुसार दिलेला नकार समर्थनीय असतो; पण ऐनवेळी दिलेला नकार समर्थनीय नसतो.
तांत्रिक बिघाडामुळे मतदानात व्यत्यय आल्यास काय होईल?
मतदानात तडजोड झाली आहे असे समजा. अध्यक्षांनी सभा स्थगित करावी, किती भागधारक प्रभावित झाले आहेत हे निश्चित करावे आणि जर समस्या त्वरित सोडवता येत नसेल, तर सभा तहकूब करून नवीन सूचनेसह पुन्हा बोलावावी. जेव्हा लक्षणीय संख्येने भागधारक मतदान करू शकत नव्हते, तेव्हा मंजूर केलेला ठराव कलम २:१५ बीडब्ल्यू अंतर्गत रद्द होण्यास पात्र असतो आणि सभा पुन्हा बोलावण्याचा खर्च हा अवैध ठरावाच्या खर्चापेक्षा नेहमीच कमी असतो. तांत्रिक कारणांसाठी सभा स्थगित किंवा तहकूब करण्याकरिता अध्यक्षांना घटनापत्रकात किंवा सभेच्या नियमावलीत स्पष्ट अधिकार देणे शहाणपणाचे आहे.
कंपनीने तांत्रिक साहाय्य पुरवलेच पाहिजे का?
कायद्यात मदत कक्षाची (हेल्पडेस्कची) तरतूद नाही, परंतु भागधारकाला कार्यवाही प्रत्यक्ष पाहता यावी आणि त्यात भाग घेता यावा, अशी अट आहे. जर एखाद्या समस्येमुळे भागधारकाला वगळले गेले, ज्या समस्येवर कंपनी वाजवीपणे मदत करू शकली असती, तर ही वगळण्याची बाब ठरावाला आव्हान देण्यासाठी आधार ठरू शकते. सूचनेत घोषित केलेले आणि सभेच्या कालावधीसाठी कर्मचारी उपलब्ध असलेले एक सहाय्यता माध्यम (सपोर्ट चॅनल) हाच एक व्यावहारिक उपाय आहे.
प्रत्येक भागधारकाला बोलण्याची संधी मिळाली हे तुम्ही कसे सिद्ध कराल?
नोंदणीकृत प्रक्रिया आणि सुसंगत अध्यक्षपद यांच्या संयोगातून, व्यासपीठाने बोलण्याच्या प्रत्येक विनंतीची वेळ नोंदवली पाहिजे, अध्यक्षांनी घोषित केलेल्या क्रमानुसार रांगेतील प्रत्येक व्यक्तीचा विचार केला पाहिजे आणि इतिवृत्तात कोण व कोणत्या क्रमाने बोलले याची नोंद ठेवली पाहिजे. या सर्वांमुळे, निष्पक्षतेची व्यक्तिनिष्ठ भावना पुराव्यात रूपांतरित होते.
एखादी कंपनी प्रत्यक्ष जागेविना बैठक घेऊ शकते का?
अद्याप नाही. जोपर्यंत डिजिटल सर्वसाधारण सभा कायदा शाही हुकूमनाम्याद्वारे अंमलात येत नाही, तोपर्यंत एनव्ही (NV) किंवा बीव्ही (BV) च्या सर्वसाधारण सभेसाठी प्रत्यक्ष सभास्थळाची आवश्यकता असते, आणि त्यावर इलेक्ट्रॉनिक सहभागाची भर पडते. ज्या कंपन्यांना सभा पूर्णपणे टाळायची आहे, त्यांनी त्याऐवजी कलम २:२३८ बीडब्ल्यू (BW) अंतर्गत सभेबाहेर निर्णय घेण्याच्या पर्यायाचा विचार करावा, जे आज अशा बीव्ही (BV) साठी उपलब्ध आहे, ज्यांच्या सर्व भागधारकांनी त्या मार्गाला संमती दिली आहे.
कसे Law and More मदत करू शकता
डिजिटल सभांमुळे एक सरळ कायदेशीर प्रश्न निर्माण होतो, ज्याचे उत्तर स्पष्ट नसते: एकतर स्वरूप परवानगीयोग्य होते आणि प्रक्रियेचे पालन केले गेले होते, किंवा ठरावांना आव्हान दिले जाऊ शकते. आमचे कॉर्पोरेट वकील कंपनीच्या नियमावलीचे पुनरावलोकन आणि सुधारणा करतात, सभेचे नियम आणि सूचनांचा मसुदा तयार करतात, प्लॅटफॉर्मने पूर्ण करणे आवश्यक असलेल्या आवश्यकतांबाबत सल्ला देतात आणि जेव्हा एखाद्या ठरावावर वाद निर्माण होतो तेव्हा कंपन्या आणि भागधारकांसाठी काम करतात. जर तुम्ही डिजिटल सर्वसाधारण सभा कायद्याची तयारी करत असाल किंवा या सत्रात हायब्रीड सभेचे नियोजन करत असाल, तर संपर्क साधा. Law and More नोटीस पाठवण्यापूर्वी व्यवस्थेची तपासणी करून घ्यावी.
