नियोक्त्याने आपल्या कर्मचाऱ्यांची नोंद ठेवली पाहिजे आणि त्याच वेळी, तो केवळ रोजगार संबंधांसाठी आवश्यक असलेल्या वैयक्तिक माहितीवरच प्रक्रिया करू शकतो. या दोन्ही जबाबदाऱ्या कर्मचारी फाइलमध्ये पूर्ण होतात आणि व्यावहारिक प्रश्न नेहमी तोच असतो: त्यात काय समाविष्ट केले जाऊ शकते, काय नाही आणि ती माहिती तिथे किती काळ राहू शकते.
काय ठेवता येईल
रोजगार कराराच्या अंमलबजावणीसाठी आणि वैधानिक जबाबदाऱ्यांचे पालन करण्यासाठी आवश्यक माहिती: नाव आणि पत्त्याचा तपशील, जन्मतारीख, नागरिक सेवा क्रमांक, नोकरीच्या सुरुवातीला सत्यापित केलेल्या ओळखपत्राची प्रत, करार आणि त्यातील सुधारणा, पगार आणि वेतनपत्रकाची माहिती, कामगिरीबद्दलचे मूल्यमापन आणि पत्रव्यवहार, प्रशिक्षणाच्या नोंदी, गैरहजेरीच्या तारखा, आणि ताकीद किंवा शिस्तभंगाच्या प्रकरणांशी संबंधित नोंदी.
नागरिक सेवा क्रमांक आणि ओळखपत्राची प्रत फाईलमध्ये ठेवली जाते कारण कर आणि सामाजिक सुरक्षा कायद्यानुसार ते आवश्यक आहे; आणि याच आवश्यकतेमुळे ते कायदेशीर ठरते. इतर कोणत्याही कारणास्तव ओळखपत्राची प्रत मागण्यास परवानगी नाही.
काय ठेवता येणार नाही
आरोग्याविषयीची माहिती हाच मुख्य धोका आहे. जेव्हा एखादा कर्मचारी आजारी असल्याची माहिती देतो, तेव्हा नियोक्ता कर्मचारी गैरहजर असल्याची, कोणत्या तारखेपासून, आणि अनुपस्थितीचा अपेक्षित कालावधी किती आहे याची नोंद करू शकतो; यासोबतच, कर्मचारी कामावर काय करू शकतो आणि काय करू शकत नाही, तसेच आवश्यक असलेले कोणतेही बदल यांचीही नोंद केली जाते. कर्मचाऱ्याने स्वतःहून माहिती दिली असली तरीही, नियोक्ता आजाराचे स्वरूप, निदान, उपचार किंवा औषधोपचार यांची नोंद करू शकत नाही. ती माहिती कंपनीच्या डॉक्टरांची असते, ज्यांची फाईल स्वतंत्र असते आणि ज्यामध्ये नियोक्त्याला प्रवेश नसतो.
धर्म, राजकीय मत, कामगार संघटनेचे सदस्यत्व, वांशिक मूळ आणि लैंगिक प्रवृत्ती याबद्दलची माहिती, जोपर्यंत एखादा विशिष्ट वैधानिक अपवाद लागू होत नाही; कर्मचाऱ्याच्या खाजगी आयुष्याबद्दलच्या अशा नोंदी ज्यांचा कामाशी काहीही संबंध नाही; आणि व्यवस्थापकांनी नोंदवलेले असंरचित वैयक्तिक अभिप्राय, जे पाहण्याचा कर्मचाऱ्यांना हक्क आहे आणि जे विवादाच्या वेळी लिहिताना जसे होते त्यापेक्षा खूप वेगळे वाचले जातात, हे देखील तितकेच अयोग्य आहेत.
डेटा किती काळ ठेवला जाऊ शकतो?
जीडीपीआरमध्ये कोणताही निश्चित कालावधी ठरवलेला नाही; नियम असा आहे की डेटा आवश्यकतेपेक्षा जास्त काळ ठेवला जाऊ शकत नाही. व्यवहारात दोन नियम पाळले जातात: बहुतेक कर्मचारी डेटा नोकरी संपल्यानंतर सुमारे दोन वर्षांच्या आत काढून टाकला जातो, तर कराच्या उद्देशाने आवश्यक असलेला डेटा – जसे की वेतन नोंदी, ओळखपत्राची प्रत, वेतन कर विवरणपत्र – सात वर्षांसाठी ठेवला जातो, कारण कर प्राधिकरणाला तसे आवश्यक असते.
ज्या उमेदवारांना नोकरीवर ठेवले जात नाही, त्यांचे अर्ज सामान्यतः चार आठवड्यांच्या आत, किंवा उमेदवाराच्या संमतीने एका वर्षापर्यंत नष्ट केले जातात. प्रत्येक श्रेणीनुसार हे कालावधी निश्चित करणारे आणि प्रत्यक्षात लागू केले जाणारे जतन वेळापत्रकच, अनुपालनाला केवळ एका इच्छेऐवजी पुराव्यात रूपांतरित करते.
कर्मचाऱ्यांचे हक्क
कर्मचाऱ्यांना त्यांची फाईल पाहण्याचा, चुकीची माहिती दुरुस्त करून घेण्याचा आणि ठराविक परिस्थितीत माहिती काढून टाकण्याचा अधिकार आहे. माहिती मिळवण्याची विनंती हा एक अधिकार आहे, शत्रुत्वाची कृती नाही, आणि त्याला एका महिन्याच्या आत उत्तर दिलेच पाहिजे. व्यवहारात, अशा विनंत्या अनेकदा एखाद्या वादाच्या सुरुवातीलाच येतात, आणि त्यामुळे कोणत्याही संकोचाशिवाय दाखवता येतील अशा फाईल्स जपून ठेवणे हे एक चांगले कारण ठरते.
व्यावहारिक चेकलिस्ट
प्रत्येक कर्मचाऱ्यासाठी एक निश्चित रचना असलेली फाईल ठेवा, जेणेकरून त्यात काय आहे हे स्पष्ट होईल. ज्यांना गरज आहे त्यांनाच प्रवेश द्या आणि कोणाला प्रवेश आहे याची नोंद ठेवा. आजारपणाची माहिती कंपनीच्या डॉक्टरांकडे ठेवा आणि ती वैयक्तिक फाईलमध्ये ठेवू नका. माहिती जतन करण्याचा कालावधी प्रत्येक प्रकरणानुसार लागू करण्याऐवजी, दरवर्षी एका निश्चित तारखेला लागू करा. आणि या सर्वांची नोंद प्रक्रिया नोंदवहीमध्ये करा, जे पर्यवेक्षकीय अधिकारी मागतील असे पहिले दस्तऐवज आहे.
सल्ला
आम्ही कर्मचारी फाईल कार्यपद्धतीचे पुनरावलोकन करतो, कर्मचाऱ्यांसाठी जतन वेळापत्रक आणि गोपनीयता निवेदने तयार करतो, आणि एखाद्या विवादाच्या प्रक्रियेदरम्यान माहिती मिळवण्याची विनंती आल्यास सल्ला देतो. कृपया संपर्क साधा. Law & Moreआमचे रोजगार आणि गोपनीयता वकील या प्रश्नांवर एकत्रितपणे काम करतात.
