नियोक्ते त्यांच्या कर्मचार्‍यांवर कालांतराने बर्याच डेटावर प्रक्रिया करतात. हा सर्व डेटा कर्मचारी फाइलमध्ये संग्रहित केला जातो. या फाइलमध्ये महत्त्वाचा वैयक्तिक डेटा आहे आणि या कारणास्तव, हे सुरक्षितपणे आणि योग्यरित्या केले जाणे आवश्यक आहे. हा डेटा ठेवण्यासाठी नियोक्त्यांना किती काळ परवानगी आहे (किंवा, काही प्रकरणांमध्ये, आवश्यक आहे)? या ब्लॉगमध्ये, तुम्ही कर्मचारी फाइल्सच्या कायदेशीर धारणा कालावधीबद्दल आणि त्यास कसे सामोरे जावे याबद्दल अधिक वाचू शकता.
कर्मचारी फाइल म्हणजे काय?
वर नमूद केल्याप्रमाणे, नियोक्त्याला अनेकदा त्याच्या कर्मचार्‍यांच्या डेटाचा सामना करावा लागतो. हा डेटा योग्यरित्या संग्रहित करणे आणि नंतर नष्ट करणे आवश्यक आहे. हे कर्मचारी फाइलद्वारे केले जाते. यामध्ये कर्मचार्‍यांचे नाव आणि पत्ता तपशील, रोजगार करार, कार्यप्रदर्शन अहवाल इत्यादींचा समावेश आहे. हा डेटा AVG नियमांचे पालन करणार्‍या आवश्यकतांचे पालन करणे आवश्यक आहे आणि विशिष्ट कालावधीसाठी ठेवणे आवश्यक आहे.
(तुमची कर्मचारी फाइल AVG च्या आवश्यकता पूर्ण करते की नाही हे तुम्हाला जाणून घ्यायचे असल्यास, आमची कर्मचारी फाइल AVG चेकलिस्ट पहा. येथे)
कर्मचारी डेटा धारणा
AVG वैयक्तिक डेटासाठी विशिष्ट धारणा कालावधी देत नाही. कर्मचारी फाइलच्या धारणा कालावधीचे कोणतेही सरळ उत्तर नाही, कारण त्यात विविध प्रकारचे (वैयक्तिक) डेटा असतो. डेटाच्या प्रत्येक श्रेणीसाठी भिन्न धारणा कालावधी लागू होतो. ती व्यक्ती अजूनही कर्मचारी आहे की नाही किंवा नोकरी सोडली आहे यावर देखील याचा परिणाम होतो.
धारणा कालावधीच्या श्रेणी
वर सांगितल्याप्रमाणे, कार्मिक फाइलमध्ये वैयक्तिक डेटा ठेवण्याशी संबंधित भिन्न धारणा कालावधी आहेत. विचारात घेण्यासाठी दोन निकष आहेत, म्हणजे एखादा कर्मचारी अद्याप नोकरीवर आहे किंवा त्याने नोकरी सोडली आहे. विशिष्ट डेटा कधी नष्ट केला जावा किंवा त्याऐवजी ठेवला जावा हे खालील दर्शविते.
वर्तमान कर्मचारी फाइल
अद्याप कार्यरत असलेल्या कर्मचाऱ्याच्या वर्तमान कर्मचारी फाइलमध्ये असलेल्या डेटासाठी कोणतेही निश्चित धारणा कालावधी सेट केलेले नाहीत. AVG केवळ कर्मचारी फाइल्स 'अप टू डेट' ठेवण्याचे बंधन नियोक्त्यांवर लादते. याचा अर्थ असा की नियोक्ता स्वतःच कर्मचारी फायलींचे नियतकालिक पुनरावलोकन आणि कालबाह्य डेटा नष्ट करण्यासाठी अंतिम मुदत सेट करण्यास बांधील आहे.
अर्जाचा तपशील
नियुक्त न केलेल्या अर्जदाराशी संबंधित अर्जाचा डेटा अर्ज प्रक्रियेच्या समाप्तीनंतर जास्तीत जास्त 4 आठवड्यांच्या आत नष्ट करणे आवश्यक आहे. प्रेरणा किंवा अर्ज पत्र, CV, वर्तनावरील विधान, अर्जदाराशी केलेला पत्रव्यवहार यासारखी माहिती या वर्गवारीत येते. अर्जदाराच्या संमतीने, डेटा सुमारे 1 वर्षासाठी ठेवणे शक्य आहे.
पुनर्एकीकरण प्रक्रिया
जेव्हा एखाद्या कर्मचाऱ्याने पुनर्एकीकरण प्रक्रिया पूर्ण केली आणि त्याच्या नोकरीवर परत येतो, तेव्हा पुनर्एकीकरण पूर्ण झाल्यानंतर जास्तीत जास्त 2 वर्षांचा प्रतिधारण कालावधी लागू होतो. जेव्हा नियोक्ता स्वयं-विमाकर्ता असतो तेव्हा याला अपवाद असतो. त्या परिस्थितीत, 5 वर्षांचा धारणा कालावधी लागू होतो.
नोकरी संपल्यानंतर कमाल २ वर्षे
एखाद्या कर्मचाऱ्याने नोकरी सोडल्यानंतर, कर्मचारी फाइलमधील (वैयक्तिक) डेटाचा मोठा भाग 2 वर्षांपर्यंत ठेवण्याच्या कालावधीच्या अधीन असतो.
या श्रेणीमध्ये समाविष्ट आहे:
- रोजगार करार आणि त्यात सुधारणा;
- राजीनाम्याशी संबंधित पत्रव्यवहार;
- मूल्यांकन आणि कार्यप्रदर्शन पुनरावलोकनांचे अहवाल;
- पदोन्नती/पदोन्नतीशी संबंधित पत्रव्यवहार;
- UWV आणि कंपनीच्या डॉक्टरांकडून आजारपणावर पत्रव्यवहार;
- द्वारपाल सुधारणा कायद्याशी संबंधित अहवाल;
- वर्क्स कौन्सिल सदस्यत्वावरील करार;
- प्रमाणपत्राची प्रत.
नोकरी संपल्यानंतर किमान ५ वर्षे
काही कर्मचारी फाइल डेटा 5 वर्षांच्या धारणा कालावधीच्या अधीन आहे. त्यामुळे कर्मचारी नोकरी सोडल्यानंतर 5 वर्षांच्या कालावधीसाठी हा डेटा ठेवण्यास नियोक्ता बांधील आहे. हे खालील डेटा आहेत:
- वेतन कर स्टेटमेंट;
- कर्मचारी ओळख दस्तऐवजाची प्रत;
- वांशिकता आणि मूळ डेटा;
- वेतन करांशी संबंधित डेटा.
त्यामुळे हा डेटा कर्मचारी फाइलमध्ये नवीन स्टेटमेंटने बदलला असला तरीही तो किमान पाच वर्षांसाठी ठेवला पाहिजे.
नोकरी संपल्यानंतर किमान ५ वर्षे
पुढे, नियोक्त्याकडे तथाकथित 'कर धारणा बंधन' देखील आहे. हे नियोक्त्याला 7 वर्षांच्या कालावधीसाठी सर्व मूलभूत नोंदी ठेवण्यास बाध्य करते. त्यामुळे यामध्ये मूलभूत डेटा, वेतन अलंकार, वेतन नोंदी आणि वेतन करार समाविष्ट आहेत.
धारणा कालावधी कालबाह्य झाला आहे?
जेव्हा कार्मिक फाइलमधील डेटाचा कमाल धारणा कालावधी कालबाह्य होतो, तेव्हा नियोक्ता यापुढे डेटा वापरू शकत नाही. हा डेटा नंतर नष्ट केला पाहिजे.
किमान धारणा कालावधी कालबाह्य झाल्यावर, नियोक्ता मे हा डेटा नष्ट करा. एक अपवाद लागू होतो जेव्हा किमान धारणा कालावधी कालबाह्य होतो आणि कर्मचारी डेटा नष्ट करण्याची विनंती करतो.
तुमच्याकडे कर्मचारी फाइल प्रतिधारण कालावधी किंवा इतर डेटासाठी ठेवण्याच्या कालावधीबद्दल प्रश्न आहेत? तसे असल्यास, कृपया आमच्याशी संपर्क साधा. आमचे रोजगार वकील तुम्हाला मदत करण्यात आनंद होईल!