नियोक्ता म्हणून, तुमच्या कर्मचार्‍यांचा डेटा योग्यरित्या संग्रहित करणे महत्वाचे आहे. असे करताना, आपण कर्मचार्यांच्या वैयक्तिक डेटाचे कर्मचारी रेकॉर्ड ठेवण्यास बांधील आहात. असा डेटा साठवताना, गोपनीयता कायदा जनरल डेटा प्रोटेक्शन रेग्युलेशन (AVG) आणि अंमलबजावणी कायदा जनरल डेटा प्रोटेक्शन रेग्युलेशन (UAVG) विचारात घेणे आवश्यक आहे. वैयक्तिक डेटाच्या प्रक्रियेच्या संदर्भात AVG नियोक्तावर बंधने लादते. या चेकलिस्टद्वारे, तुम्हाला कळेल की तुमच्या कर्मचार्यांच्या फायली आवश्यकतांचे पालन करतात की नाही.
- कर्मचारी फाइलमध्ये कोणत्या डेटावर प्रक्रिया केली जाऊ शकते?
पाळला जाणारा मुख्य नियम असा आहे की केवळ कर्मचार्यांच्या फाईलच्या उद्देशासाठी आवश्यक डेटा समाविष्ट केला जाऊ शकतो: कर्मचार्‍यांसह रोजगार कराराची योग्य कामगिरी.
कोणत्याही परिस्थितीत, 'सामान्य' वैयक्तिक डेटा ठेवला जाईल जसे की:
- नाव;
- पत्ता;
- जन्म तारीख;
- पासपोर्ट/ओळखपत्राची प्रत;
- BSN क्रमांक
- रोजगाराच्या अटी व शर्ती आणि संलग्नकांसह स्वाक्षरी केलेला रोजगार करार;
- कर्मचारी कामगिरी आणि विकास डेटा, जसे की मूल्यांकन अहवाल.
नियोक्ता इतर डेटा समाविष्ट करण्यासाठी कर्मचारी फाइल विस्तृत करणे निवडू शकतात जसे की नियोक्त्याच्या वैयक्तिक नोट्स, गैरहजेरीचे रेकॉर्ड, तक्रारी, चेतावणी, मुलाखतींचे रेकॉर्ड इत्यादी.
एक नियोक्ता म्हणून, कायदेशीर प्रतिधारण कालावधीच्या संबंधात अचूकता आणि अचूकतेचा पाठपुरावा करण्यासाठी हा डेटा नियमितपणे अद्यतनित करणे महत्वाचे आहे.
- कर्मचारी फाइलमध्ये 'सामान्य' वैयक्तिक डेटावर कधी प्रक्रिया केली जाऊ शकते?
नियोक्त्याने कर्मचारी फाइलमध्ये कधी आणि कोणता 'सामान्य' वैयक्तिक डेटा संग्रहित केला जाऊ शकतो याचा विचार केला पाहिजे. अनुच्छेद 6 AVG अंतर्गत, नियोक्ते 6 कारणांद्वारे कर्मचारी फाइलमध्ये 'सामान्य' वैयक्तिक डेटा संचयित करू शकतात. या कारणांमध्ये हे समाविष्ट आहे:
- कर्मचाऱ्याने प्रक्रियेस संमती दिली आहे;
- कर्मचारी (रोजगार) कराराच्या अंमलबजावणीसाठी प्रक्रिया करणे आवश्यक आहे;
- नियोक्त्यावर कायदेशीर बंधन असल्यामुळे प्रक्रिया आवश्यक आहे (जसे की कर आणि योगदान देणे);
- कर्मचारी किंवा इतर नैसर्गिक व्यक्तीच्या महत्त्वाच्या हितसंबंधांचे रक्षण करण्यासाठी प्रक्रिया करणे आवश्यक आहे (तीव्र धोका जवळ असताना एक उदाहरण प्ले केले जाते परंतु कर्मचारी संमती देण्यास मानसिकदृष्ट्या अक्षम आहे);
- सार्वजनिक हित/सार्वजनिक सुव्यवस्थेसाठी प्रक्रिया करणे आवश्यक आहे;
- नियोक्ता किंवा तृतीय पक्षाच्या कायदेशीर हितसंबंधांची पूर्तता करण्यासाठी प्रक्रिया करणे आवश्यक आहे (जेथे कर्मचार्‍यांचे हित नियोक्ताच्या कायदेशीर हितांपेक्षा जास्त आहे ते वगळता).
- कर्मचारी फाइलमध्ये कोणत्या डेटावर प्रक्रिया केली जाऊ नये?
फाइलमध्ये समाविष्ट केलेल्या 'सामान्य' डेटा व्यतिरिक्त, असा डेटा देखील आहे जो (सामान्यपणे) समाविष्ट केला जाऊ नये कारण ते विशेषतः संवेदनशील असतात. हा 'विशेष' डेटा आहे आणि त्यात समाविष्ट आहे:
- श्रद्धा;
- लैंगिक आवड;
- वंश किंवा वंश;
- वैद्यकीय डेटा (कर्मचाऱ्याने स्वेच्छेने प्रदान केल्यावर यासह).
'विशेष' डेटा फक्त 10 अपवादांमध्ये AVG अंतर्गत संग्रहित केला जाऊ शकतो. मुख्य 3 अपवाद खालीलप्रमाणे आहेत:
- कर्मचाऱ्याने प्रक्रियेस स्पष्ट संमती दिली आहे;
- तुम्ही वैयक्तिक डेटावर प्रक्रिया करता जो कर्मचाऱ्याने स्वतः हेतुपुरस्सर उघड केला आहे;
- ओव्हरराइडिंग सार्वजनिक हितासाठी प्रक्रिया आवश्यक आहे (याची विनंती करण्यासाठी डच कायदेशीर आधार आवश्यक आहे).
- कर्मचारी फाइल सुरक्षा उपाय
कर्मचारी फाइल पाहण्याची परवानगी कोणाला आहे?
कर्मचारी फाइल केवळ अशा व्यक्तींद्वारे पाहिली जाऊ शकतात ज्यांना कार्य करण्यासाठी प्रवेश आवश्यक आहे. या व्यक्तींमध्ये, उदाहरणार्थ, नियोक्ता आणि एचआर विभागाचे कर्मचारी समाविष्ट आहेत. स्वत: कर्मचाऱ्याला त्याच्या/तिच्या कर्मचाऱ्यांची फाइल पाहण्याचा आणि चुकीची माहिती सुधारण्याचा अधिकार आहे.
फाइलसाठी सुरक्षा आवश्यकता
या व्यतिरिक्त, हे लक्षात घेणे महत्वाचे आहे की AVG कर्मचारी फाइल्सच्या डिजिटल किंवा पेपर स्टोरेजवर आवश्यकता लादते. एक नियोक्ता म्हणून, तुम्ही कर्मचारी गोपनीयतेचे संरक्षण करण्यासाठी उपाययोजना करण्यास बांधील आहात. त्यामुळे फाइल सायबर क्राइम, अनधिकृत प्रवेश, बदल किंवा हटवण्यापासून संरक्षित असणे आवश्यक आहे.
- कर्मचारी फाइल धारणा कालावधी
AVG म्हणते की वैयक्तिक डेटा मर्यादित कालावधीसाठी ठेवला जाऊ शकतो. काही डेटा वैधानिक धारणा कालावधीच्या अधीन आहे. इतर डेटासाठी, नियोक्त्याने डेटाच्या अचूकतेचे पुसून टाकण्यासाठी किंवा नियतकालिक पुनरावलोकनासाठी वेळ मर्यादा सेट करणे आवश्यक आहे. AVG म्हणते की फाइलमध्ये चुकीचा डेटा ठेवला जाईल याची खात्री करण्यासाठी वाजवी उपाययोजना करणे आवश्यक आहे.
कर्मचारी फाइल ठेवण्याच्या कालावधीबद्दल अधिक जाणून घेऊ इच्छिता? मग आमचा ब्लॉग वाचा कर्मचारी फाइल धारणा कालावधी.
तुमची कर्मचारी फाइल वर सूचीबद्ध केलेल्या आवश्यकता पूर्ण करते का? मग ते AVG अनुरूप असण्याची शक्यता आहे.
हा ब्लॉग वाचल्यानंतर, तुम्हाला अजूनही कर्मचारी फाइल किंवा AVG बद्दल प्रश्न असल्यास, कृपया आमच्याशी संपर्क साधा. आमचे रोजगार वकील तुम्हाला मदत करण्यात आनंद होईल!