कर्मचारी डेटाचे जतन: नियोक्ता तो किती काळ ठेवू शकतो?

कर्मचारी डेटा जतन करण्यासाठी कोणताही एकच निश्चित कालावधी नाही. GDPR अंतर्गत, तुम्ही ज्या उद्देशासाठी डेटा गोळा केला आहे, त्या उद्देशासाठी जोपर्यंत त्याची आवश्यकता असेल तोपर्यंतच तुम्ही तो ठेवू शकता; डच कर कायद्यानुसार वेतन नोंदी, वेतन कर विवरणपत्र आणि कर्मचाऱ्याच्या ओळखपत्राच्या प्रतीसाठी निश्चित किमान कालावधी निर्धारित केले आहेत.

In practice this gives Dutch employers three anchors: two years after the employment ends for most of the personnel file, five years after the end of the calendar year in which the employee left for the wage tax statement and the ID copy, and seven years for the payroll administration. Our article on कर्मचारी फाइलमध्ये काय ठेवले जाऊ शकते हे आशयाशी संबंधित आहे; हे किती वेळ लागेल याच्याशी संबंधित आहे.

जीडीपीआर अंतर्गत मूलभूत नियम काय आहे?

वैयक्तिक डेटा आवश्यकतेपेक्षा जास्त काळ ठेवू नये. GDPR च्या कलम 5(1)(e) (साठवणुकीची मर्यादा) नुसार, तुम्हाला प्रत्येक डेटाच्या प्रकारानुसार, तो तुम्हाला प्रत्यक्षात किती काळ आवश्यक आहे हे ठरवणे आणि त्या निवडीचे स्पष्टीकरण देणे आवश्यक आहे.

GDPR मध्ये स्वतः कालावधींची कोणतीही सारणी नाही. खाली दिलेले कालावधी डच कर कायद्यातून आणि डच डेटा संरक्षण प्राधिकरणाच्या (Autoriteit Persoonsgegevens, AP) मार्गदर्शनातून घेतले आहेत.

तुम्ही कोणता डेटा दोन वर्षांसाठी जपून ठेवता?

बहुतांश कर्मचारी फाइल. एपीच्या मार्गदर्शनानुसार, ज्या डेटासाठी वैधानिक धारणा कालावधी नाही, तो कर्मचारी नोकरी सोडल्यानंतर साधारणपणे दोन वर्षांपर्यंत ठेवला जातो.

यामध्ये, उदाहरणार्थ, रोजगार करार आणि त्यातील दुरुस्त्या, मूल्यमापन आणि कार्यप्रदर्शन अहवाल, नियुक्ती, पदोन्नती, पदावनती आणि बडतर्फी यांसंबंधीचा पत्रव्यवहार, प्रशिक्षण नोंदी, सूचना, शिफारसपत्रे आणि गैरहजेरीच्या नोंदी यांचा समावेश होतो.

जर कर्मचाऱ्यासोबत रोजगारासंबंधी वाद असेल किंवा पूर्वी झाला असेल, किंवा एखादे न्यायालयीन प्रकरण प्रलंबित असेल, तर प्रकरणाचा निकाल लागेपर्यंत तुम्ही त्यासंबंधित माहिती अधिक काळासाठी ठेवू शकता. त्यामुळे संपूर्ण फाईल अनिश्चित काळासाठी न ठेवता, केवळ संबंधित सामग्री ठेवणे योग्य ठरते.

तुम्ही कोणता डेटा पाच किंवा सात वर्षांसाठी जपून ठेवता?

करविषयक नोंदी. येथे तुम्हाला कोणताही विवेकाधिकार नाही: कर दायित्वच कालावधी निश्चित करते आणि माहिती शक्य तितकी संक्षिप्त ठेवण्याच्या सर्वसाधारण तत्त्वाला रद्दबातल ठरवते.

• The wage tax statement (loonbelastingverklaring) and the copy of the identity document you verified when the employee started: five years after the end of the calendar year in which the employment ended.
• वेतनपट प्रशासन (loonadministratie): सात वर्षे, डच कर आणि सीमाशुल्क प्रशासनाने (Belastingdienst) निर्धारित केलेला मूलभूत नोंदींसाठीचा सामान्य वित्तीय धारणा कालावधी.

केवळ कर दायित्वाशी संबंधित असलेल्या नोंदीच या दीर्घ कालावधीत येतात. फाईलच्या उर्वरित भागासाठी दोन वर्षांचा नियम लागू होतो.

तुम्ही अर्जदारांची माहिती किती काळ जतन करून ठेवू शकता?

साधारणपणे अर्ज प्रक्रिया संपल्यानंतर चार आठवड्यांपर्यंत. उमेदवाराच्या संमतीने, तुम्ही डेटा एका वर्षापर्यंत ठेवू शकता, उदाहरणार्थ टॅलेंट पूलसाठी.

संमती ही एक खरी निवड असली पाहिजे, जी स्वतंत्रपणे मागितली जावी आणि नोंदवली जावी. तुमच्या गोपनीयता निवेदनातील एक ओळ पुरेशी नाही.

आजारपण आणि वैद्यकीय माहितीबद्दल काय?

आरोग्यविषयक माहिती कंपनीच्या डॉक्टरांकडे (bedrijfsarts) किंवा व्यावसायिक आरोग्य सेवेकडे असते, नियोक्ता म्हणून तुमच्याकडे नाही. ती वैद्यकीय गोपनीयतेच्या आणि तिच्या जतन करण्याच्या स्वतंत्र नियमांच्या अधीन आहे.

नियोक्ता म्हणून, तुम्ही केवळ गैरहजेरीच्या तारखा आणि आजारपणाच्या काळात पुनर्नियुक्ती व वेतन देण्यासाठी आवश्यक असलेली माहितीच ठेवता. ही माहिती कर्मचारी फाइलसाठीच्या सामान्य कालावधीनुसार ठेवली जाते.

एक नियोक्ता म्हणून तुम्ही काय तपासले पाहिजे?

• Does your record of processing activities (Article 30 GDPR) set a retention period per category of personnel data?
• Do you delete applicant data within four weeks after the procedure, unless you have recorded consent for up to one year?
• Are health data kept only by the company doctor, with you holding only absence dates?
• Do you keep the ID copy and wage tax statement for five years after the calendar year of leaving, and the payroll records for seven years?
• Are copies in mailboxes, shared drives and backups deleted as well, and do you apply the schedule at a fixed moment each year?

एक कर्मचारी म्हणून तुम्ही काय तपासले पाहिजे?

• Have you used your right of access (Article 15 GDPR) to see which data your employer still holds?
• Is your former employer keeping data longer than two years after you left without a dispute or statutory reason?
• Does the file contain medical information that belongs with the company doctor?
• Have you requested erasure under Article 17 GDPR, and did the employer respond within one month?

What can we do for you with retention of personnel data?

आमच्या रोजगार वकील advise employers and employees on personnel data:

• We draw up a retention schedule per category of personnel data.
• We review your personnel files and identify data that must be deleted.
• We draft the procedure for access and erasure requests from (former) employees.
• We assess which data you may keep longer because of a pending or foreseeable dispute.
• We submit an access or erasure request on behalf of an employee.

सारांश

• जीडीपीआरमध्ये कोणताही निश्चित कालावधी ठरवलेला नाही: डेटा केवळ त्याच्या उद्देशासाठी आवश्यक असेपर्यंतच ठेवावा.
• बहुतांश कर्मचारी फाइल: नोकरी संपल्यानंतर दोन वर्षे, केवळ विवादाशी संबंधित माहितीसाठी अधिक कालावधी.
• Wage tax statement and ID copy: five years after the end of the calendar year in which the employment ended; payroll administration: seven years.
• अर्जदारांना: प्रक्रियेनंतर चार आठवड्यांपर्यंत, किंवा लेखी संमतीने एका वर्षापर्यंत.
• आरोग्याची माहिती कंपनीच्या डॉक्टरांकडे राहते; तुम्ही फक्त गैरहजेरीच्या तारखा आणि पुनर्नियुक्ती व वेतन देण्यासाठी आवश्यक असलेली माहितीच ठेवता.

सतत विचारले जाणारे प्रश्न